Zakonske prilagodbe u MS Dynamics NAV sustavu

Promjene postojećih ili uvođenje novih zakona ponekad zahtijevaju i prilagodbu unutar poslovnog sustava, kako bi se omogućilo nesmetano poslovanje u skladu sa zakonskim promjenama.

Zadnji takvi primjeri su nedavni zakoni o povećanju PDV-a s 22% na 23%, te krizni porez na plaće tzv. harač od 2% odnosno 4%. Zakoni su doneseni promptno, a za njihovu primjenu nije postojao nikakav prijelazni ili pripremni period. Bilo je potrebno u dva dana u potpunosti prilagoditi poslovne sustave novim zakonskim promjenama.
Iznimno kratak rok za provođenje ovih zakona u periodu godišnjih odmora, zadao je glavobolje i prekinuo godišnje odmore mnogim korisnicima i implementatorima poslovnih sustava. U takvoj situaciji mnogi se nisu uspjeli na vrijeme prilagoditi nametnutoj situaciji, a osim onih koji su bili u poreznom prekršaju najveću cijenu platili su korisnici zastarjelih poslovnih softvera koji su morali pristati na sve uvjete održavatelja takvih softvera zbog njihove monopolističke pozicije.
U tom periodu svakako su najviše profitirali ponuđači brze i nezdrave hrane koji su istu dostavljali razuzdanim programerima u sitnim noćnim satima. :)

Kao izrazito prilagodljiv sustav zbog svoje parametriziranosti i fleksibilnosti MS Dynamics NAV u suradnji s partnerima dosta brzo se prilagodio i uskladio s potrebnim zakonskim promjenama. Najbolji primjer za to su korisnici NAV sustava koji su 31.07.2009. knjižili račune po staroj stopi PDV-a od 22%, a već idući dan na uobičajen način su knjižili nove račune po novoj stopi od 23%.

S obzirom da se bliži kraj godine, od 01.01.2010. primjenjuje se i zakon o OIB-u. OIB je skraćenica za Osobni identifikacijski broj koji se uvodi umjesto dosadašnjeg jedinstvenog matičnog broja građana i pravnih osoba. Više informacija o samom OIB-u može se saznati na http://www.oib.hr/.
U skladu s tim potrebno je i prilagoditi poslovni sustav, kako bi se u periodu od 01.01.2010 omogućio rad u sustavu koji je u skladu sa zakonom.
Na Microsoftovim web stranicama http://blogs.msdn.com/nav opisano je kako bez programskih promjena u sustavu koristiti OIB.
Microsoft neće raditi nikakve dorade osim prijevoda naziva VAT Registration No. (Matični broj), koji će biti napravljen samo za verziju NAV 2009 SP1.
Ponuđeno Microsoftovo rješenje bez programskih dorada zasigurno neće zadovoljiti potrebe svih korisnika na kvalitetan način, pri čemu su moguće i određene poteškoće u radu sa sustavom.

Postojeći matični broj u sustavu je moguće zamijeniti OIB-om, ali to neće osigurati nesmetan rad i ispravno knjiženje. Slijedom toga korisnici će od 01.01.2010 morati poažurirati matične brojeve svojih komitenata, na način da će pobrisati matične brojeve na matičnim podacima i ne knjiženim dokumentima, te unijeti OIB na mjestu postojećih matičnih brojeva.
Ovakvim rješenjem nije predviđen nikakav prijelazni period niti je ugrađen mehanizam kontrole knjiženja s ispravnim OIB brojem koji mora biti u formatu koji je definiran zakonom. To znači da ukoliko netko ne poažurira matične podatke i dalje će umjesto OIB-a knjižiti s matičnim brojem što sustav neće prepoznati, a to će biti greška.
Dodatno ako se Matični broj zamijeni OIB-om, na izlaznoj dokumentaciji će i dalje ostati opis Matični broj umjesto OIB, a što bi trebalo preimenovati.
Također, ukoliko bude potrebe za knjiženjem dokumenata sa starijim datumom, ispast će da će korisnici koju su prethodno poažurirali podatke, za prošlu godinu knjižiti dokumente s OIB-om umjesto s Matičnim brojem.
Dodatni problem će biti i kod kopiranja knjiženih dokumenata u ne knjižene, pri čemu će se na mjesto OIB-a kopirati matični broj iz starog knjiženog dokumenta.

Puno kvalitetnije rješenje za korisnike bi bilo da im se u suradnji s MS Dynamics partnerom omogući paralelno korištenje starog matičnog broja i OIB-a. Time bi se omogućila puno veća fleksibilnost u prijelaznom razdoblju. Uz to bi se sačuvali povijesni podaci, izbjegli bi se rizici knjiženja s pogrešnim brojem, a korisnici u svakodnevnom radu ne bi imali poteškoća.

Zoran Tadić

Inventura

Inventura (popis robe) sastavlja se na kraju svake poslovne godine, a po potrebi se može provoditi i češće. Svrha inventure je usporediti stvarno stanje zaliha sa stanjem u poslovnim knjigama, a kao rezultat inventure mogu se pojaviti razlike u obliku manjkova i viškova trgovačke robe. Nakon utvrđivanja stvarnog stanja donosi se odluka o knjiženju popisnih razlika.

Proces provođenja i knjiženja inventure u MS Dynamics NAV sustavu je jednostavan i ne zahtijeva puno vremena. Inventura se u sustavu može provoditi selektivno samo za određeni artikl ili određenu lokaciju, ili za sve artikle na svim lokacijama.
Prije samog početka provođenja inventure u sustavu je potrebno fakturirati sve ulazne i izlazne dokumente.
Za potrebe provođenja i knjiženja inventure u MS Dynamics NAV sustavu koristi se temeljnica inventure. Temeljnica se koristi na način da se klikne na opciju za generiranje redaka, nakon čega sustav napuni temeljnicu recima artikala. Nakon toga iz temeljnice se može ispisati popisna lista s izgeneriranim recima kako bi se po njoj provela inventura.
Tijekom provođenja inventure u popisnu listu se upisuje prebrojane količine artikala, a po završetku inventure količine s popisne liste unose se u temeljnicu inventure. Upisom prebrojanih količina u temeljnicu, sustav automatski izračunava i upisuje razliku u količini i trošak, te bilježi da li se radi o viškovima ili manjkovima.



Po završetku ažuriranja temeljnice inventura se može proknjižiti.

Proces provođenja inventure može se dodatno pojednostaviti korištenjem barkod čitača. Barkod čitače moguće je integrirati s temeljnicom inventure čime se proces inventure višestruko može ubrzati, pogotovo ako postoji više skladišnih lokacija i veliki broj artikala.
Korištenjem barkod čitača fizičko prebrojavanje artikala puno je brže, a nakon prebrojavanja artikala barkod čitačem, retke u temeljnici inventure nije potrebno ručno ažurirati, već se količine artikala iz barkod čitača automatski prenose i ažuriraju u temeljnici, ukoliko je temeljnica integrirana s barkod čitačem.

Cjenici i popusti (rabati)

U uvjetima velike konkurencije ili krize na tržištu, politika cijena i rabata može imati ključnu ulogu u zadržavanju postojećih i privlačenju novih kupaca. Dobro razrađena strategija cijena i rabata jedan je od učinkovitih načina stimuliranja kupnje i nabave po najnižim cijenama.
Koristeći funkcionalnosti MS Dynamics NAV sustava omogućava se detaljno planiranje prodaje i nabave, fokusirajući se pri tome na povećanje prodaje i minimiziranje troškova nabave. Mogućnost definiranja rabata i cjenika podjednako je omogućena i u nabavi i u prodaji.

U MS Dynamics NAV sustavu cjenike je moguće kreirati automatski i ručno. Također je moguć uvoz cjenika iz excela (npr. uvoz nabavnog cjenika od dobavljača ili uvoz prodajnog cjenika), te izvoz cjenika u excel (npr. za potrebe ažuriranja i ponovni uvoz ili za svrhu slanja cjenika kupcima).
Za svaki artikl moguće je definirati više cijena u cjeniku. Uz svaku cijenu može se definirati datum početka i datum prestanka važenja cijene. Cijene se također mogu definirati i u više različitih valuta.
Nabavne cijene nekog artikla moguće je definirati za svakog dobavljača. Prilikom nabave artikla, usporedbom cijena od različitih dobavljača može se izabrati najpovoljnija cijena.
Također je moguće definirati prodajne cijene nekog artikla različito za svakog kupca. U prodajnom cjeniku omogućeno je da se cijene nekog artikla definiraju jednako za sve kupce ili različito za svakog pojedinog kupca ili grupu kupaca (npr. veliki i mali kupci mogu imati različite cijene).

Rabati se u sustavu mogu definirati na nivou artikla, kupca i dobavljača. Za različite kupce ili grupe kupaca mogu se definirati različiti rabati. Moguće je definirati i koristiti i ugovorene rabate za određenu grupu kupaca. Rabati na nekom artiklu mogu se definirati jednako za sve kupce ili različito za grupe kupaca ili za određenog kupca.
Također u sustavu je moguće definiranje više različitih rabata. Osim mogućnosti definiranja rabata na iznos retka, na iznos dokumenta, na količinu i kasaskonto, moguće je definirati i akcijske rabate, te nadograditi dodatne rabate na postotke i iznose postojećih rabata (npr. rabat na iznos rabata).

Nakon što se cjenici i rabati u sustavu definiraju, prilikom kreiranja dokumenata sustav provjerava da li artikl u kombinaciji s kupcem/dobavljačem ima definiranu cijenu i rabat, te ako ima iste automatski popunjava iz cjenika.

Zoran Tadić

Automatsko naručivanje robe…

…jedna je od funkcionalnosti koja omogućuje da se ubrza i automatizira proces nabave, te da se maksimalno optimizira stanje zaliha. Koristeći ovu funkcionalnost moguće je nabavu unaprijed planirati, te proces nabave učiniti puno efikasnijim.
Praćenje stanja zaliha u MS Dynamics NAV sustavu podrazumijeva praćenje stanja zaliha svakog pojedinog artikla na svakoj pojedinoj skladišnoj lokaciji, te u svakoj zoni i na svakom regalu i polici unutar skladišta.

Automatsko naručivanje robe omogućava da se optimalna količina potrebnih artikala naruči u optimalnim rokovima za potrebna skladišta, ili da se omogući neposredna otprema u zatraženim rokovima direktno na lokaciju kupca. Time se dodatno smanjuju vrijeme i troškovi skladištenja. Osim praćenja stanja zaliha po lokacijama, sustav dodatno prati količine na nabavnim nalozima (očekivana zaliha u definiranim rokovima), količine na prodajnim nalozima, te količine koje su u tranzitu.
Za artikle koji se žele automatski naručivati, na njihovim karticama može se definirati željena minimalna količina na zalihi, željena optimalna količina zaliha i željena količina za ponovno naručivanje.

Funkcionalnost automatskog naručivanja robe koristeći metodu „just in time“ na temelju definiranih parametara kreira radni list s recima u kojima predlaže artikle za naručivanje.
Prilikom predlaganja artikala za naručivanje, sustav uzima u obzir , minimalnu, optimalnu i količinu za ponovno naručivanje, potrebe prodaje i proizvodnje, te trenutno stanje zaliha i količinu na postojećim nabavnim nalozima (narudžbenicama).
Npr. Ukoliko je stanje zaliha nekog artikla 10 komada, te ako je zahtjev prodaje 20 komada, a optimalna željena količina zaliha je 10 komada i količina na narudžbenici 20 komada, sustav za takav artikl neće predložiti novu nabavu jer je narudžbenica već kreirana, a količina na narudžbenici nakon zaprimanja će zadovoljiti zahtjeve prodaje, dok će preostala količina zaliha biti jednaka optimalnoj željenoj količini zaliha.

Nakon što sustav u radnom listu kreira retke s artiklima i količinama koje predlaže za naručivanje, postojeće retke moguće je dodatno modificirati ili brisati.
Npr. moguće je za željene artikle promijeniti količinu koja se želi naručiti, ili promijeniti dobavljača, datum naručivanja, lokaciju ili kupca za kojeg se naručuje i dr.
Nakon provjere redaka s predloženim artiklima u radnom listu moguće je izabrati opciju za automatsko kreiranje nabavnih naloga (narudžbenica) prema dobavljaču.

Funkcionalnost automatskog naručivanja artikala ne mora se pozivati za sve artikle, već samo za željene ili se može pozivati samo za željene dobavljače i sl.
Za specifične potrebe korisnika moguće su dodatne prilagodbe i nadogradnja ove funkcionalnosti. Npr. integracija s transportom i špediterima, kreiranje listova za utovar i sl.

Zoran Tadić

Dovoljno krut, a opet dovoljno fleksibilan

Implementacijom novog ERP sustava ne mora značiti da je u potpunosti završen proces prilagodbe sustava potrebama korisnika, odnosno da je taj proces konačan.
Prilike i prijetnje na tržištu, te mogućnosti i potrebe zahtijevaju i promjenu poslovnih procesa u poslovanju tvrtke. Kvalitetan poslovni sustav mora se moći prilagoditi promjenama i zahtjevima poslovnih procesa i biti podrška rastu i razvoju poduzeća.
Fleksibilnost i prilagodljivost trenutku i potrebama korisnika jedna je od jačih strana Microsoft Dynamics NAV sustava.
Sustav je u potpunosti parametriziran i prilagodljiv zahtjevima korisnika i promjenama poslovnih procesa. Uvođenjem sustava dobiva se cijeli izvorni kod i razvojno okruženje u kojem se može dodatno programirati. Kod se može programirati u C/AL programskom jeziku, a u suradnji s partnerom moguć je razvoj dodatnih modula, kao i prilagodba postojećih modula specifičnim zahtjevima.
Npr. tvrtka koja se bavi prodajom artikala može svoju prodaju proširiti i preko interneta.
Dodatnom prilagodbom sustava, moguće je preko Web dućana raditi narudžbe direktno u Microsoft Dynamics NAV-u, te je na temelju tih narudžbi moguće raditi planiranje nabave od dobavljača.

Zoran Tadić

Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV (od ranije poznat kao MBS Navision) je moderni poslovni sustav namijenjen malim i srednje velikim tvrtkama. Sustav je integrirano rješenje za upravljanje poslovanjem koje objedinjuje sve poslovne procese i informacije u jedan sustav.

Prema svojoj funkcionalnosti i mogućnosti, sustav je namijenjen onima koji vode tj. grade tvrtku, imaju ciljeve i viziju razvoja, te žele sustav koji neće biti kočnica već podrška rastu i razvoju poduzeća , koji će omogućiti kontrolu troškova i resursa, te omogućiti prednost pred konkurencijom.

Popis nekih funkcionalnosti koje pruža Microsoft Dynamics NAV: Upravljanje financijskom imovinom, glavna knjiga, potraživanja i dugovanja, upravljanje gotovinom, ljudski resursi, izračun troškova, upravljanje zalihama, obrada narudžbi, obračun troškova zaliha, otprema i isporuka, proizvodnja, radni nalozi, sastavnice, planiranje nabave, predviđanje potražnje, upravljanje odnosima s klijentima, upravljanje kontaktima, upravljanje prodajom i prodajnim prilikama, upravljanje servisom, podaci o dosadašnjem servisiranju artikala, ugovori, otprema, E-poslovanje, podrška za više jezika, izvješćivanje i analitika, integracija s MS proizvodima (Word, Excel, Outlook), mogućnosti povezivanja: C/ODBC, C/FRONT API, Navision Application Server, dostupan izvorni kod i dr.

Iako sustav nudi niz funkcionalnosti, prilikom njegove implementacije ne moraju se implementirati svi funkcionalni moduli, već samo oni moduli koji su potrebni za poslovanje tvrtke. Ukoliko se u periodu nakon implementacije javi potreba za dodatnim modulima, u suradnji s partnerom bez ikakvih posljedica na poslovanje mogu se uvoditi dodatni moduli i funkcionalnosti. Bitno je naglasiti da je Navision fleksibilno i dugoročno rješenje koje se prilagođava tržištu, te zahtjevima i potrebama korisnika.
Sustav je globalno rješenje koje se kontinuirano razvija i poboljšava, te u prosjeku svake dvije godine izlazi nova verzija. Implementiran je u više od 60.000 poduzeća (podatak iz 2007. godine) širom svijeta. Proces implementacije sustava prilično je kratak i jednostavan. Održavanje sustava i razvoj novih funkcionalnosti podržano je od strane velikog broja partnera.

Uvođenjem ovakvog sustava u svakodnevno poslovanje olakšava se i ubrzava svakodnevni rad, omogućava se lociranje i smanjenje troškova, optimiziranje poslovnih procesa i povećanje efikasnosti, te racionalizacija poslovanja.

Zoran Tadić